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予約キャンセルへの
LINE返信 例文
「すみません、今日行けなくなって」——お客様のほうが気まずい思いをしている連絡です。ここでの一言が、次に来ていただけるかどうかを分けます。商売べつに、そのまま送れる返信をまとめました。
ぴったりの例文が見つからないときは、
届いたメッセージを貼るだけでAIが作ります。
なぜ、この場面は難しいのか
キャンセルの連絡は、送るほうが後ろめたさを抱えています。こちらが少しでも残念そうにすると、「次は言い出しにくい」と感じさせ、そのまま来なくなります。文字には声の調子がありません。短く返すほど、冷たさだけが伝わります。
やってはいけない返し方
どれも悪気なく書いてしまうものです。理由まで知っておくと、迷ったときに選び直せます。
「承知しました。」の一行だけで返す
こちらは事務的に返しただけでも、受け取る側には怒っているように読めます。文字は短さがそのまま冷たさになります。必ず、気にしないでという合図を足します。
キャンセル料の話から書き始める
決まりを伝える必要があっても、一行目に置くと責めているように届きます。先に受け止めてから、事実として静かに添えます。順番を変えるだけで受け取り方が変わります。
「どうされたのですか？」と理由をたずねる
心配のつもりでも、言い訳を求められていると受け取られます。話したい人は自分から書きます。こちらからは聞かないのが親切です。
迷ったときは、この順番で
- 1まず受け止める（承知しました＋気にしないでという合図をセットで）
- 2相手を気づかう一言（お身体・お忙しさ）
- 3次の入口を、こちらから開けておく（席を用意する側であることを書く）
商売べつの言い方
同じ場面でも、商売によって喜ばれる一言は変わります。近いものを選んで、そのままお使いください。
お店の雰囲気に合うほうを選べます。どちらもそのまま送れる文章です。
1. 美容室・サロンなら
お客様から
すみません、今日の予約キャンセルさせてください
あなたの返信
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました、どうぞお気になさらないでください。またご都合のよいときにお声がけいただけましたら、お席をご用意いたします。どうぞご無理なさらずお過ごしくださいね。
コツ：「またご都合のよいときに」で終えず、席を用意する側であることを書き添えます。次に連絡する側の気が、それだけで楽になります。
2. 整体・治療院なら
お客様から
体調が悪くて今日行けそうにないです
あなたの返信
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。まずはお身体をゆっくり休めてください。落ち着かれましたら、お身体の様子をうかがいながら次のお時間をお取りいたしますので、いつでもご連絡くださいませ。
コツ：体調が理由のときは、予約の話より先に「休んでください」を置きます。予約を取り直す話を先にすると、急かされていると受け取られます。
3. 飲食店・カフェなら
お客様から
今日の予約、人数減らせますか？
あなたの返信
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました、人数の変更を承ります。お席はそのままご用意しておりますので、お気をつけてお越しくださいませ。
コツ：変更は「できます／できません」で終えず、来ていただく前提の一言を足します。減らした後ろめたさが残ると、まるごと取りやめになりやすいためです。
4. 教室・スクールなら
お客様から
今週のレッスン、お休みします
あなたの返信
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。お休みされた回の内容は次回にお伝えできますので、どうぞご安心ください。またお会いできるのを楽しみにしております。
コツ：習いごとのお休みは「遅れてしまう」という不安とセットです。取り返せることを先に伝えると、そのまま辞めてしまうのを防げます。
5. 小売・物販なら
お客様から
取り置きお願いしていた商品、やっぱり大丈夫です
あなたの返信
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました、どうぞお気になさらないでください。またお探しのものがございましたら、いつでもお声がけくださいませ。
コツ：取り置きの取り消しは言い出しづらいものです。「お気になさらないでください」を先に置くと、次も遠慮なく頼んでもらえます。
この返信を、
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